La norma propuesta por OSHA permitiría visitas sindicales a todos los lugares de trabajo: sus 7

Perspectivas

8.29.23

Los funcionarios federales de seguridad acaban de cumplir una de sus promesas al emitir una regla propuesta que le daría a un representante sindical designado el derecho de acompañar a un inspector de OSHA durante un recorrido por las instalaciones, independientemente de si el representante es su empleado o la instalación es un sindicato. comercio. ¿Qué necesita saber sobre esta norma propuesta publicada hoy, qué puede hacer en respuesta y cuáles son los siete pasos clave que puede seguir para prepararse?

¿Cuál es la regla propuesta?

La nueva regla propuesta por OSHA altera la regulación actual al eliminar el requisito reglamentario explícito de que un representante de los empleados sea un empleado del empleador que está siendo inspeccionado. En cambio, la regla propuesta ahora establece que “el representante autorizado por los empleados puede ser un empleado del empleador o un tercero”. La regla propuesta también autoriza a un tercero que puede ser utilizado para ayudar a OSHA durante una inspección en función de su "conocimiento, habilidades o experiencia relevantes con peligros o condiciones en el lugar de trabajo o lugares de trabajo similares, o habilidades lingüísticas".

Como comentamos a principios de este año, la regla propuesta refleja una regla similar vigente durante la administración Obama, implementada a través de una carta de interpretación de 2013 conocida como el “Memorando de Fairfax” en lugar de pasar por el proceso formal de elaboración de reglas que OSHA está usando ahora, hasta que fue rescindido por la administración Trump en 2017. En el Memorándum de Fairfax, OSHA declaró que “los trabajadores en un lugar de trabajo sin un acuerdo de negociación colectiva pueden designar a una persona afiliada a un sindicato o a una organización comunitaria para que actúe en su nombre como representante ambulante”.

La regla propuesta por OSHA refleja su posición en 2013 de que la Ley OSH autoriza la participación en la parte de recorrido de una inspección de OSHA por parte de “un representante autorizado por los empleados [del empleador]”, sin ningún límite sobre a quién los empleados pueden elegir como representante. De manera similar, el razonamiento de la regla propuesta se basa en la Ley OSHA y su regulación de larga data que permite al oficial de cumplimiento de la agencia decidir permitir que una persona que no es empleado participe en una inspección del lugar de trabajo de un empleador si “es razonablemente necesario para la realización de una inspección efectiva”. y una inspección física exhaustiva del lugar de trabajo”.

Esta regla propuesta va incluso más allá que la posición de OSHA en 2013, donde OSHA contemplaba que solo personas que no fueran empleados ayudaran en la inspección si fueran higienistas industriales o ingenieros de seguridad. La nueva regla propuesta permitiría a los empleados incluso designar intérpretes externos para acompañar a OSHA durante la inspección de un lugar de trabajo.

¿Cuándo entrará en vigor la norma propuesta?

La mayoría de las reglas propuestas entran en vigor no antes de seis meses desde que fueron propuestas. OSHA ha abierto un período de comentarios hasta el 30 de octubre para que los empleadores, defensores de los empleados, sindicatos y otros grupos presenten comentarios públicos sobre la regla propuesta. Luego, la agencia finalizará y publicará su regla final en el Registro Federal con una fecha de vigencia indicada en esa regla final.

Incluso si la regla propuesta se convierte en una regla final, recuerde que los grupos empresariales cuestionaron el Memorándum de Fairfax y el uso de representantes no empleados por parte de OSHA hasta que OSHA abandonó la práctica en 2017. Esta vez, la regla final deberá ser impugnada formalmente en al sistema judicial suspender la aplicación de la regla, de manera muy similar a la ETS de vacunas de OSHA y el Mandato Federal de Vacunas para Contratistas.

Recuerde también que si hace negocios en un estado donde una agencia estatal, en lugar de la OSHA federal, hace cumplir la Ley OSH (como California, Kentucky, Carolina del Norte o cualquier otro lugar), las regulaciones y plazos de representación de los empleados de esas agencias estatales para adoptar la eventual ley federal La regla puede diferir.

¿Tienen los empleadores voz y voto en el proceso de reglamentación de OSHA?

Sí. A partir del 30 de agosto, los empleadores podrán presentar comentarios sobre la regla propuesta. Los comentarios, junto con las presentaciones y los archivos adjuntos, deben enviarse electrónicamente en el Portal Federal e-Rulemaking. Siga las instrucciones en línea para realizar envíos electrónicos. Después de acceder a "todos los documentos y comentarios" en el expediente (expediente n.º OSHA-2023-0008), marque la casilla "regla propuesta" en la columna titulada "Tipo de documento", busque el documento publicado en la fecha de publicación de este documento. y haga clic en el enlace "Comentar ahora".

¿Qué pueden hacer los empleadores? Aquí está su plan de acción de 7 pasos

Como señalamos en 2013 cuando se emitió el Memorándum de Fairfax, existe una preocupación obvia de que dicha política alentará a los sindicatos a involucrarse en las inspecciones y quejas de OSHA en instalaciones no organizadas como una forma de obtener acceso a las instalaciones cuando normalmente lo harían. no tener dicho acceso. Este cambio de política podría suponer un gran impulso para la organización sindical y ha sido ampliamente aplaudido por la mayoría, si no por todos, los sindicatos.

Han pasado 10 años y, como comentamos recientemente aquí, se espera que la actividad huelguística y la organización sindical sigan aumentando significativamente. Por lo tanto, es importante que los empleadores tomen medidas a la luz de esta regla propuesta. Aquí hay un plan de acción de siete pasos:

1. Conozca sus derechos

Tenga en cuenta que los empleadores tienen la Cuarta Enmienda y derechos de propiedad estatal, y nada en la nueva regla propuesta cambia eso. Incluso bajo la nueva norma, OSHA sólo puede inspeccionar los lugares de trabajo con el consentimiento del empleador, a menos que la agencia tenga una orden judicial. Por lo tanto, los empleadores todavía tienen derecho a controlar cómo OSHA accede a la propiedad de la empresa y a las áreas cubiertas durante una inspección, a menos que la agencia tenga una orden judicial. Trabaje con su abogado si tiene preguntas y comprenda las ramificaciones que podrían resultar si presiona a los representantes de la agencia para que exijan una orden judicial.

2. Revise sus procedimientos para cuando OSHA se presente para realizar una inspección

Revise estas preguntas frecuentes completas sobre inspección de OSHA y luego elabore un plan para cuando OSHA llegue a su lugar de trabajo. Por ejemplo, designe a un empleado supervisor para que sea la persona de contacto cuando llegue OSHA y asegúrese de que el inspector de OSHA permanezca dentro del alcance de la inspección. Un gerente o coordinador designado debe permanecer con cada oficial de cumplimiento de OSHA en todo momento durante la inspección, excepto durante las entrevistas con empleados que no sean supervisores y que no soliciten la presencia de un gerente. Es una cuestión estratégica si se debe utilizar al gerente de seguridad en esta función. Asegúrese de estar listo para tomar fotografías, muestreos y pruebas en paralelo cuando OSHA lo solicite.

3. Sepa cómo sobrevivir a una inspección de OSHA

Revise nuestros consejos de umbral “Enfoque 4” para sobrevivir a una inspección de OSHA que todo empleador debe conocer: (1) no permita ninguna entrevista con gerente o supervisor por parte de OSHA el día que llega la agencia; (2) no entregue a OSHA federal ningún documento que no sean sus registros OSHA 300, resúmenes 300A, formularios 301 y hojas de datos de seguridad (SDS) relevantes el primer día de la inspección; (3) llevar al inspector de OSHA directamente hacia y desde el área de la remisión, queja o incluso el área pertinente de una inspección del programa de énfasis; y (4) asegúrese de que sus empleados se abstengan de realizar actividades altamente peligrosas mientras OSHA esté presente.

4. Proteja sus secretos comerciales

Incluso si sus procedimientos durante una inspección de OSHA no están completamente desarrollados, una prioridad máxima es garantizar que la administración del sitio sepa qué áreas del sitio de trabajo contienen secretos comerciales u otra información comercial confidencial que usted no desearía que un tercero vea o acceda. Para esas áreas, debe insistir en que ningún tercero acceda a estas áreas, y las fotografías de OSHA deben estar marcadas como "secreto comercial".

5. Establecer o volver a comprometerse con un comité de seguridad

Si su lugar de trabajo aún no cuenta con un comité de seguridad, considere establecer uno lo antes posible. Podría decirse que ese comité desempeñaría el papel de “representante” en las inspecciones ambulantes, y los empleados podrían designar a un miembro del comité de seguridad como su representante en lugar de un miembro del sindicato. Tenga en cuenta que al establecer comités de seguridad, debe tener en cuenta la Ley Nacional de Relaciones Laborales y las preocupaciones sobre prácticas laborales injustas si el comité de seguridad no se implementa adecuadamente. Por lo tanto, querrá buscar asesoramiento legal antes de la implementación.

6. Decida si las sanciones por negarse justifican la denegación del acceso de un representante externo a su lugar de trabajo.

Después de haber seguido los pasos anteriores, puede decidir, como cuestión de política, rechazar las solicitudes de terceros para acompañar a OSHA. Una opción es informar al oficial de cumplimiento de OSHA que puede realizar su inspección, pero usted elige negar la entrada a cualquier tercero. Usted tiene el derecho de la Cuarta Enmienda a rechazar una inspección de recorrido por cualquier motivo y exigir a OSHA que obtenga una orden judicial para realizar su inspección. Pero debe tener en cuenta que OSHA puede tratar esta negativa a permitir la entrada de un tercero al sitio como una “denegación de entrada” y solicitar una orden judicial. Busque asesoramiento legal para decidir si rechazar la entrada es la opción correcta para usted.

7. Prepárese para un aumento de las acciones laborales y la organización sindical

Consulte nuestra Insight anterior para obtener una discusión exhaustiva sobre lo que está sucediendo en todo el país en el frente laboral y las cosas que puede hacer para responder de manera inmediata y eficiente a la organización sindical y los paros laborales. Para obtener la información más actualizada, asegúrese de revisar nuestras Perspectivas de relaciones laborales, ya que ha habido mucha actividad por parte de la NLRB en los últimos días y semanas. Desde el principio, su plan de acción puede incluir mantener líneas de comunicación efectivas con los empleados, aplicar consistentemente políticas y procedimientos relacionados con el trabajo, contar con un proceso efectivo de resolución de quejas y revisar de manera proactiva los paquetes de compensación para garantizar que siga siendo competitivo.

Conclusión

Debe comprender sus derechos si OSHA llega a su lugar de trabajo y tener un plan antes de que le pidan que permita que una persona que no es empleado acompañe a un inspector a su lugar de trabajo. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con los autores de esta Información, su abogado de Fisher Phillips o cualquier miembro de nuestro Grupo de Práctica de Seguridad en el Lugar de Trabajo o Grupo de Práctica de Relaciones Laborales. Asegúrese de estar suscrito al Insight System de Fisher Phillips para obtener la información más actualizada sobre cuestiones de OSHA.

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